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智慧辦公

智慧辦公

2018年07月29日

——打造集團化管控模式讓企業變得高效


建設目標

1、提高工作效率,建設集團化的信息管理平臺;

2、打造集團管控模式,實現集團對下屬院校、企業的業務管控;

3、實現集團本部及下屬院校、企業的日常行政審批;

4、實現在任何時間、任何地點、對任何事物的移動化管理。


業務支撐

1、統一部署、集團化應用的管理模式:滿足集團本部及下屬院校、企業的個性化應用,同時打通各單位間的業務溝通渠道;

2、重點業務集團管控:實現招標采購等重點業務下屬院校、企業提出申請,集團本部審批的信息化管理模式;

3、公文電子化流轉:實現從集團發起《文件簽署同意單》,進行審核、蓋章、套紅等操作到子公司收文、擬辦、督辦的整個過程管理;

4、知識共享:打造集團與院校、企業間統一的知識共享平臺;

5、移動審批、企業微信:打破時空束縛,實現隨時隨地移動辦公,構造了靈活、方便、移動、快捷的工作方式。


應用功能

1、集團管理模式的組織架構

集團力在打造包括集團本部、15所院校、8家企業在內的信息化管理平臺,在此平臺上實現上述單位內部的個性化應用,同時又能將單位間的業務打通,實現集團對各單位信息化的統一管理。

基于集團體系化的組織模型構架,設計了包含上述單位在內的部門、人員組織機構樹;定義了包含總經理、采購負責崗、信息化負責崗等集團基準崗信息及跨單位兼職的業務應用;基于基準崗的引用,實現了集團、院校、企業崗位的統一管理和審批流程的統一設計。

2、權責清晰的項目管理

項目管理采用集團管控模式,各單位通過《立項審批單》上報項目信息,審批通過后進入項目的招標采購環節,并提交《招標采購審批單》。

根據集團和各單位的授權信息進行流程分支設置,做到權責清晰,實現流程自動流轉、審批信息電子化存檔,進而提高了工作效率。


3、集團管控的人事管理

集團本部對各單位人事采取強管控模式,各單位通過填寫《擬聘人員審批表》、《人員轉正考核表》 、《員工內部調動審批表》、《工資申報表》、《勞動合同續簽表》等審批表,通過預制好的審批流程,實現集團對各單位人事信息的審批,保證集團能隨時掌握下屬單位的人員狀況。

4、全員應用、單位個性化應用平臺

集團本部及下屬單位全員應用,全部實現無紙化辦公,每天平均在線人數500人左右。

各單位在此平臺上搭建業務信息,打造個性化的信息管理內容,包括單位組織信息、業務審批信息、文化建設信息等。


5、多級公文管理應用

集團發起《文件簽署同意單》,并經過多級審批,簽發后,系統自動進行套紅、蓋章的操作。

集團審批完畢后下發到各單位,各單位進行收文登記并進行擬辦、督辦的操作。實現了從發文到收文的一體化應用。

6、統一的知識共享平臺

實現立項、招標采購、人事審批信息的自動歸檔,根據設置好的權限,相關人員可對文檔進行查看,下載等操作;

集團本部將規章制度等文檔借閱給各單位查看,同時各單位也可將文檔共享給集團本部相關人員。

7、移動辦公、企業微信

實現系統消息及時推送,可以隨時隨地查看和處理公文、會議、文件、協同、新聞、公告等事務和信息。

     

創造價值

1、 實現了集團對下屬企業和院校統一的信息化管理,打通了集團與各單位間的信息溝通渠道。

2、 實現了全集團的無紙化辦公,提高了辦公效率,保證了事項隨時申請、審批、不誤事。

3、 做到審批內容不丟失,事項有據可查,達到權責清晰的目的。

4、 多種溝通方式,方便了單位間的業務交流,提高了溝通效率。

——打造綜合管理平臺支撐科研事業發展

建設目標

1、打造研究院綜合管理平臺,滿足科研事業快速發展的要求;

2、實現研究院無紙化辦公和移動辦公,在整體上提高工作效率;

3、搭建業務平臺以滿足對供應商、庫存、項目及實驗室的管理;

4、以OA辦公系統為門戶,實現系統單點登錄;


業務支撐

1、構建研究院科研事業的綜合管理平臺:包括辦公自動化、采購及供應商管理、庫存管理、質量管理、科研項目管理和實驗室管理;

2、日常辦公業務在OA中實現:應用日常行政流程的審批、會議安排與通知、文件的電子化存檔及通知公告的發布,提高辦公效率;

3、定向開發項目管理與實驗室管理系統:整合NC中供應物料管理,加強對于項目的事前計劃事中管控事后分析匯總,實現實驗室設備與安全進行管理;

4、通過NC系統使物料管理更有全局性更加透明:注重物料質量管理與成本核算,加強供應商管理準入與評估;

5、在OA系統中應用單點登錄功能:實現OA事件發起與NC單據的集成,提高系統整體性與易用性。


應用功能

1、以OA系統為門戶的綜合管理平臺

   將研究院全體人員納入OA管理平臺中,在此平臺上實現了會議室申請、費用報銷審批、通知公告等日常行政辦公事項;同時結合研究院科研管理特色,在NC系統中搭建了包含采購、供應商、項目、實驗室、安全管理等業務在內的應用內容;根據OA系統易用性的特點,將NC系統中業務審批內容推送到OA中,實現了以OA系統為門戶,能夠及時高效的處理科研管理業務相關信息的目的。

2、辦公室、行政類、財務類審批事項形成電子化流轉,將制度落地

   將研究院日常辦公中的審批事項,比如公文審批、辦公用品申領、請假申請、費用報銷等內容搭建在OA系統中,達到無紙化辦公的目的,同時將研究院制度有效落地。

3、供應鏈業務的一體化、規范化、自動化管理

    1)建立供應商檔案管理,實現供應商的準入、認證、履約評估、等級管理、異常和事故管理;

2)實現以采購訂單為核心,對采購過程中的申請、訂單、到貨、檢驗、入庫的各個環節及狀態進行跟蹤管理;

3)實現庫存的出入庫管理、在庫管理、成本的管理;

4)實現包括報檢、取樣、檢驗、質檢結果反饋、緊急放行、不合格品處理等過程管理,實現企業對原材料采購、在庫品進行質量檢驗,滿足質量部門、人員對質量監控的要求。

4、定制開發的科研項目和實驗室管理

    1)實現項目立項管理,包含立項過程、論證過程、任務書管理;

2)實現項目考核管理,通過考核模塊,對項目進行評分,并自動形成項目考核成績;

3)實現項目過程管理,記錄項目執行過程的相關事項:事項記錄、變更管理、付款記錄;

4)實現項目驗收管理,完成項目驗收相關事宜;

5)實現實驗室設備管理,設備驗收管理、設備領用/歸還管理、設備定期維護/保養記錄管理、核查結果、設備查詢管理、設備的預約功能、儀器的損壞預警、使用時長的預警等;

6)實現試劑物料的出入、使用管理,所有由行政管理部出庫的實際和物料均進行實驗室入庫登記,并在使用過程中進行系統記錄。

5、打通日常辦公審批與項目管理的功能壁壘

OA系統中《合同審批單》、《儀器設備維修保修單》等業務單據中的相關信息來源于項目管理系統和實驗室管理系統,將多套系統有機結合在一起,實現數據聯動,進一步提高了工作效率。

6、業務審批的移動應用

   實現了公文審批、合同審批、費用報銷審批等信息在移動端設備的離線推送,達到了即使系統不在線,也能及時接收到消息的目的,保證了研究院業務快速高效的處理。


創造價值

1、實現了研究院內部以項目管理、實驗室管理為核心,貫穿了OA協同辦公系統與NC系統的一體化平臺需求,大大提升了研究院整體信息化水平,為科研事業的發展打下了良好的基礎;

2、所有業務均在系統中流轉,實現了無紙化辦公的目的,節約了辦公成本;

3、解決時空束縛,使辦公更加快捷方便,大大提升了管理效率。


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