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智慧檔案

北京浩鴻達科技發展股份公司

2018年07月29日

相較之前的財務檔案實行的1998年制定的《會計檔案管理辦法》,采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。而在信息化時代,電子檔案管理的法律規范和技術較為成熟,要求同時保存紙質和電子的會計檔案的意義不大,且會大大增加檔案的管理成本。權衡利弊之后,今年1211日,《會計檔案管理辦法》經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過,修訂后的《會計檔案管理辦法》將于201611日起正式施行。

新的《會計檔案管理辦法》實行以后,北京市文學藝術界聯合會認真學習相關政策,按照國家政策為指引,委托北京浩鴻達科技發展股份公司共同建立電子會檔案系統。

新系統的建立解決如下問題:

1.  財務檔案資料的查詢問題,相關人員可以通過電子會計檔案系統快速查詢到所需要的財務憑證與原始憑證。

2.  相關審計資料提供問題。

3.  分散在各層面的檔案資料的歸集題。

一.系統架構:

 

二.    系統應用效果

2.1系統BS設計,客戶端直接用IE訪問,減少了安裝工作,對客戶端系統要求不高。

2.2動態錄入內容項目管理

2.3電子會計檔案系統,建立應用之后,快速查詢,高效檢索,是眾亮點多一,除了記賬憑證、原始憑證、賬表的直接查詢以外,北京市文聯應用之后還能夠提供以下查詢功能:

l  查詢過程提供合同直接查功能,能夠通過查詢功能,對憑證附件的合同類附件和非憑證附件中的合同,直接查詢,檢索。

l  查詢過程提供項目查詢功能,對項目相關的批示、文件、憑證、合同,等所有數據列示,進行選擇打印。

l  通過對于有關支出科目的憑證分錄分析,檢查憑證附件是否缺少發票類附件,列示有關支出類科目無發票類附件的憑證,進一步分析是否缺少發票的情況。

l  通過發票類原始憑證、合同類原始憑證的單位注錄、金額注錄、在查詢中直接查詢開票單位信息及統計我單位在一家單位的所有開具發票的情況。

l     通過建立綜合的,帶模糊查詢查詢方式對數據進行查詢、統計分析、綜合利用。

2.4規范的編碼設置。

2.5作到實物檔案與財務檔案的雙重管理

三、參考政策

中華人民共和國財政部-國家檔案局令第79-會計檔案管理辦法

DA T 31-2017《紙質檔案數字化規范》

GBT 18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范

DA T 22—2015  歸檔文件整理規則


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